Duy trì hoạt động kinh doanh trong bối cảnh dịch COVID-19 qua ký kết điện tử

Một số doanh nghiệp lĩnh vực logistics vận tải có nhu cầu ứng dụng chữ ký điện tử. Ảnh: TTXVN

Dù nhu cầu ký kết điện tử rất cấp bách và tăng trưởng nhanh, nhưng các doanh nghiệp (DN) vẫn còn nhiều lo ngại với hình thức ký kết điện tử. Theo khảo sát mới đây, 94% DN cho biết, họ gặp khó khăn trong việc ký kết hợp đồng với đối tác, tài liệu nội bộ do giãn cách hoặc đi lại giữa các tỉnh còn gặp khó khăn. Do đó, cũng theo khảo sát này có tới 92% DN đồng ý ký kết điện tử sẽ là xu hướng dịch chuyển tất yếu nhưng cũng bày tỏ e ngại về tính pháp lý, chưa hiểu rõ giải pháp ký kết điện tử.

Ông Lê Đức Anh, Giám đốc Trung tâm Tin học và công nghệ số, Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số (Bộ Công Thương) cho biết, Việt Nam đã ban hành Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 với các điều khoản đầy đủ về chứng từ điện tử/hợp đồng điện tử hay Nghị định 52/2013/NĐ-CP về Thương mại điện tử. Hành lang pháp lý về hợp đồng nói chung và hợp đồng điện tử nói riêng đã đồng bộ. Chứng từ điện tử được công nhận tính pháp lý theo Luật Giao dịch điện tử, trong đó hợp đồng điện tử cũng là một dạng chứng từ điện tử.

Đại diện Bộ Công thương chia sẻ thêm, Chính phủ và Bộ Công thương đang nỗ lực hoàn thiện các cơ chế giúp hình thức ký kết điện tử được công nhận rõ nét và có thể liên kết chéo để kiểm tra, xác thực thông tin. Như Nghị định sửa đổi, bổ sung của Nghị định 52/2013/NĐ-CP sắp ban hành sẽ chính thức quy định quy trình cấp đăng ký cho các Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử (CeCA – Certified eContract Authority).

"Việc này chắc chắn sẽ thúc đẩy xu hướng ứng dụng hợp đồng điện tử tại Việt Nam. Điều cần làm lúc này là sự đồng hành của các DN để thúc đẩy nhu cầu và việc ứng dụng mạnh mẽ phương thức này", ông Đức Anh khẳng định.

Theo thống kê từ Bộ Công thương, trên thực tế, đã có hàng trăm DN tiên phong ứng dụng phương thức ký kết điện tử và xem đây là "liệu pháp" hiệu quả không chỉ trong bối cảnh giãn, mà còn là xu hướng chuyển đổi tất yếu trong tương lai gần. Thị trường ký điện tử toàn cầu tăng trưởng với tốc độ CAGR (tăng trưởng kép hàng năm) là 26.6% trong giai đoạn dự báo 2021-2030.

Còn ông Lưu Xuân Vĩnh, Luật sư Điều hành, Công ty Luật TNHH Asia Legal cho biết, theo quy định của pháp luật Việt Nam, giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử là không thể bị phủ nhận. Bên cạnh đó, các quy định pháp luật hiện hành về chứng thực chữ ký số cũng là cơ sở pháp lý quan trọng để xác định tính toàn vẹn và đảm bảo của thông điệp dữ liệu, góp phần củng cố thêm giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử.

"Với việc có thêm đơn vị chứng thực hợp đồng điện tử trong thời gian tới, DN có thể yên tâm hơn khi sử dụng hợp đồng điện tử trong quá trình làm việc với cơ quan thuế, ngân hàng, tòa án hoặc bên thứ ba", ông Lưu Xuân Vĩnh cho biết thêm.

Trên thực tế, đã có hàng trăm DN tiên phong ứng dụng phương thức ký kết điện tử và xem đây là “liệu pháp” hiệu quả không chỉ trong bối cảnh giãn, mà còn là xu hướng chuyển đổi tất yếu trong tương lai gần.

Ông Mai Vị Hoàng, Giám đốc Công nghệ thông tin, Công ty TNHH Ford Việt Nam cho biết, với hệ thống đại lý, trung tâm dịch vụ trên toàn quốc, thông thường, Công ty cần 5-7 ngày để ký một hồ sơ/hợp đồng, nhân với số lượng ký hàng nghìn bản mỗi tháng. Chưa kể, việc thuê kho lưu trữ hợp đồng tốn kém chi phí, gây ra nhiều bất tiện. Ford đã nghiên cứu tìm hiểu phương án ký kết điện tử và chính thức áp dụng nền tảng FPT.eContract từ tháng 6/2021.

"Việc sử dụng FPT eContract chỉ yêu cầu một buổi đào tạo và triển khai giải pháp trong 1 ngày. Cho tới nay, hoạt động ký kết điện tử đã được sử dụng rộng rộng tại Ford Việt Nam với số lượng hàng chục nghìn hồ sơ/năm. Thời gian ký kết cho một hợp đồng chỉ còn trung bình 5 phút, tiết kiệm nhiều chi phí", ông Mai Vị Hoàng cho biết.

Trong khi đó, theo ông Nguyễn Mạnh Tuân, Trưởng phòng Phát triển ứng dụng của Công ty cổ phần xây dựng số 1 (COFICO), đảm bảo hoạt động tại công trường là yếu tố sống còn với công ty. Do đó, các quy trình ký kết, phê duyệt hồ sơ/hợp đồng, đề nghị thanh toán hay đơn giản như thanh toán lương phải được đảm bảo dù trong hoàn cảnh nào. Trong bối cảnh dịch, công ty đã xây dựng một quy trình xác định nhu cầu, đề xuất thay đổi và đưa vào triển khai ký kết điện tử. Hiện tại, công ty đang tiếp tục mở rộng phạm vi ký kết điện tử, cải tiến, điều chỉnh để tích hợp với hệ thống nội bộ, cũng như với các bên liên quan.

Theo ghi nhận từ đơn vị cung cấp dịch vụ này, số lượng hợp đồng điện tử trên hệ thống FPT.eContract năm 2021 tăng trưởng hơn 300% so với năm 2020, rất nhiều DN nhỏ cũng đang chuyển đổi mạnh để thích ứng với bối cảnh dịch COVID-19 với nhóm khách hàng tập trung các mảng: Logistics vận tải, ngân hàng - tài chính chứng khoán, thương mại bán lẻ dịch vụ, nhà nước, sản xuất, công nghệ, bất động sản, tư vấn luật…

Ông Nguyễn Tá Anh, Giám đốc Giải pháp ký kết hợp đồng tài liệu điện tử FPT eContract chia sẻ: Giải pháp ký kết hợp đồng/hồ sơ điện tử đang giúp nhiều DN đạt được 4 lợi ích vượt trội như: Đảm bảo kinh doanh không gián đoạn; Tiết kiệm chi phí; Nâng cao trải nghiệm khách hàng và chiếm lĩnh thị phần.

Với xu thế chuyển dịch từ mô hình làm việc từ trực tiếp (offline) sang trực tuyến (online) mà vẫn đảm bảo được kinh doanh, giải pháp có thể ký điện tử trên nền tảng duy nhất sẽ khắc phục điểm nghẽn của mô hình này. Theo đó, toàn bộ quá trình phê duyệt đều được thực hiện trên online, ký số toàn diện trên tất cả tài liệu hợp đồng.

Với nhiều doanh nghiệp và người dùng, tiện ích dễ thấy nhất khi triển khai ký hợp đồng trực tuyến là tiết kiệm thời gian và khắc phục được khoảng cách do giãn cách. Đơn cử với khách hàng trong lĩnh vực logistic, giải pháp ký kết điện tử đã giúp tiết kiệm 80% chi phí, giảm thời gian ký hợp đồng ở tất cả các bước thực hiện khi thời gian ký chỉ xấp xỉ 2 phút.

Từ đó, ông Nguyễn Tá Anh cho rằng, để triển khai ký kết điện tử hiệu quả, các DN cần đánh giá lại toàn bộ quy trình nội bộ của mình trước khi áp dụng các công nghệ, nền tảng.

Có thể thấy, chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ tại doanh nghiệp dựa trên nhu cầu thực tế, nhất là bối cảnh dịch COVID-19 diễn biến phức tạp đòi hỏi các doanh nghiệp thích ứng và đặt đề bài cho các đơn vị công nghệ cùng tìm lời giải. "Do đó, nếu các doanh nghiệp cùng nhau triển khai dịch vụ như hợp đồng điện tử trên phạm vi rộng hơn thì hỗ trợ về phía luật pháp sẽ được tốt hơn và mạnh hơn", ông Mai Vị Hoàng nhận định